Membuat Standar Operasional Prosedur (SOP) yang Tepat

Ketika menjalankan bisnis, Kamu membutuhkan pedoman sebagai acuan untuk mencapai target. Pedoman tersebut bisa Kamu buat melalui SOP, yakni Standar Operasional Prosedur. Tanpa adanya SOP, Kamu akan kesulitan untuk melakukan berbagai  hal, mulai dari mencari vendor, melayani pelanggan, hingga mengatur aliran dana di tempat usaha. Jadi, pekerjaan akan lebih cepat selesai dan menghasilkan target yang memuaskan. Bukan hanya itu saja, SOP pun berguna untuk menghindari miskomunikasi antara Kamu dan para staf. Lantas, seperti apa sih cara membuat SOP yang tepat? Simak ulasannya berikut ini!

 

1. Siapa saja yang terlibat?

Dalam setiap pembagian tugas, Kamu perlu menentukan siapa saja yang bertanggung jawab untuk menyelesaikan tugas tersebut. Sebagai contoh, Kamu mempercayakan dua orang staf untuk mengurus pembukuan serta melayani pembeli. Sementara untuk memesan barang dari supplier, Kamu mengandalkan dirimu serta mitra bisnismu.

 

2. Tentukan proses layanan

Setelah Kamu menentukan pembagian tugas, maka sekarang waktunya untuk memikirkan seperti apa proses layanan yang akan dilakukan. Sebagai contoh, apabila ada pembelian, Kamu atau stafmu dapat menanyakan ke pelanggan, dengan metode apa mereka ingin melakukan pembayaran. Karena ada berbagai jenis pembayaran nontunai, Kamu dapat menyediakan Cashlez yang menerima berbagai pembayaran melalui kartu debit/kredit serta pembayaran digital.

 

3. Mencatat data secara detail

Agar dapat berjalan secara efektif, Kamu perlu mengumpulkan semua dokumen-dokumen penting, mulai dari penjualan, retur, invoice, serta jenis dokumen lainnya. Tambahkan juga nomor atau kode surat untuk memudahkan pencarian. Kemudian, setiap dokumen perlu ditandatangani untuk menghindari resiko kebocoran data.

 

4. Siapkan dan tinjau flowchart

Sebuah flowchart akan mempermudah Kamu untuk melihat hubungan antara satu divisi dengan divisi lainnya. Jadi, di dalam sebuah aktivitas, akan ada pihak yang bertanggung jawab secara keseluruhan, melakukan tugas sesuai arahan, menyiapkan dokumen yang dibutuhkan, serta mempersiapkan solusi apabila terjadi hal-hal di luar perkiraan. Apabila merasa flowchart yang Kamu buat belum efektif, Kamu tentu dapat meninjau ulang dan mengubahnya.

 

5. Uji coba SOP

Kamu yang sudah memperbaiki SOP sesuai dengan masukan-masukan dari staf serta mitra kerja dapat langsung mencobanya. Hal ini penting sebelum Kamu menetapkan SOP tersebut secara pasti. Pasalnya, SOP yang tidak efektif akan menghambat segala urusan bisnismu.

 

6. Menetapkan SOP

SOP yang sudah sesuai bisa Kamu tetapkan dan terapkan untuk meningkatkan produktivitas Kamu di tempat usaha. Dalam penerapan SOP, Kamu tetap harus mengawasi dan memastikan SOP tersebut berjalan dengan sesuai.

 

Mengelola bisnis memang membuat Kamu banyak belajar dan menghadapi berbagai urusan. Akan tetapi, semua urusan tersebut dapat Kamu selesaikan dengan cara yang cerdas.