Menjadi Event Organizer di Masa New Normal? Siapa Takut!

Dilansir dari rumah.com, industri MICE alias meeting incentive, convention, dan exhibition sebagai salah satu sektor yang paling terdampak pandemi Covid-19 kini perlu mempersiapkan banyak hal untuk kembali menyelenggarakan acara-acara sesuai dengan tatanan New Normal. Jadi, nantinya seluruh peserta yang mengikuti pameran, stakeholder, kontraktor, maupun pengunjung perlu memperhatikan protokol kesehatan untuk mengantisipasi resiko penyebaran virus Covid-19. Adaptasi sektor MICE di era baru ini dilakukan mulai dari hal-hal sederhana yang meliputi pengecekan suhu tubuh, penggunaan masker dan face shield, menerapkan pembatasan jarak, serta mencuci tangan dengan sabun atau menggunakan hand sanitizer secara teratur. Penerapan protokol kesehatan pada setiap acara bertujuan untuk memastikan keamanan dan kesehatan seluruh pihak.

Industri MICE menjadi prioritas Kemenparekraf 

Pemulihan industri MICE di masa New Normal juga mendapat dukungan dari Kementerian Pariwisata dan Ekonomi Kreatif (Kemenparekraf). Dilansir dari cnnindonesia.com Kemenparekraf menyatakan bahwa saat ini, industri MICE akan menjadi prioritas dalam mempersiapkan tatanan normal baru (New Normal). Maka dari itu, para penyelenggara kegiatan juga dapat menggunakan konsep hybrid pada acara-acara mereka, yakni memadukan antara acara virtual dengan acara langsung (offline). Sementara  itu, Deputi Bidang Penyelenggaraan Event Kemenparekraf/Baparekraf Rizki Handayani juga menyatakan bahwa sektor MICE menjadi salah satu sektor bisnis yang berperan besar untuk meningkatkan pendapatan Produk Domestik Bruto (PDB) di Indonesia.

Rizki juga menambahkan bahwa akibat pandemi Covid-19, terdapat 90% pembatalan maupun penundaan acara hingga akhir 2020. Oleh karena itu, untuk mendukung upaya pemerintah dalam menanggulangi penyebaran Covid-19, para penyelenggara acara diharapkan dapat mempersiapkan diri untuk mengantisipasi perubahan industri MICE. Diperkirakan akan terjadi pergeseran kecenderungan kegiatan offline ke online sehingga nantinya acara-acara virtual juga akan memiliki potensi untuk menjadi sumber pendapatan baru. Sementara itu, Kemenparekraf dan para pelaku industri akan mendukung pertumbuhan kapabilitas industri, jaringan teknologi, serta berbagai inovasi.

Yang perlu dilakukan event organizer untuk menyelenggarakan acara

Untuk menyelenggarakan pameran di masa kenormalan baru, para event organizer juga dapat melakukan adaptasi pada sistem pembayaran, yakni beralih menggunakan pembayaran nontunai, misalnya seperti menggunakan opsi pembayaran QR Code untuk penjualan tiket masuk. Selain itu, para event organizer pun perlu menyediakan dokumen  kepesertaan serta berkoordinasi dengan para peserta menggunakan sistem yang terintegrasi. Untuk mendukung kemudahan akses pengunjung, penyelenggara acara juga bisa mengandalkan mobile apps yang memuat fitur-fitur seperti e-directory, e-catalogue, maupun tayangan live streaming pameran serta konser yang diselenggarakan. Peralihan ke sistem online ini akan membantu para pengunjung untuk menikmati acara sekaligus mengoptimalkan transaksi digital yang meminimalisir kontak fisik.

Buat regulasi selama acara berlangsung

Untuk memastikan protokol kesehatan diterapkan secara optimal, penyelenggara acara juga perlu memberlakukan regulasi bagi para pengunjung. Misalnya seperti menggunakan jalur dengan lebar minimal 3 meter, menggunakan crowd controller, serta membatasi jumlah pengunjung yang dapat datang ke booth. Lakukan juga penyemprotan disinfektan secara teratur untuk menjaga higienitas tempat acara. Sementara pada area makanan, pastikan semua makanan menggunakan kemasan food grade yang hanya dapat digunakan sekali (disposable).

Tentunya, kita berharap agar situasi ini bisa segera pulih agar kegiatan ekonomi, termasuk juga pameran bisa kembali bangkit. Namun, kita juga perlu memahami bahwa kondisi pasca pandemi tidak bisa lagi sama seperti kondisi sebelum pandemi. Kecenderungan industri MICE akan berubah dan para pelaku usaha yang terlibat juga perlu melakukan penyesuaian-penyesuaian agar dapat menghadapi tantangan yang ada.