Wajib Dihindari! 6 Kesalahan Saat Menghadirkan Customer Service

Customer service merupakan salah satu aspek terpenting dalam kesuksesan dalam sebuah bisnis. Tanpa adanya tingkat kepuasan pelanggan dan ulasan-ulasan positif, tentu kita tidak bisa membangun reputasi bisnis sekaligus menarik perhatian calon pelanggan.

Pentingnya menyediakan Customer Service yang responsif

Tentu saja, sangatlah penting bagi setiap pelaku usaha untuk menyediakan customer service. Namun, layanan tersebut bukanlah sekadar berperan untuk merespon dan menerima feedback pelanggan saja, melainkan juga menyediakan solusi paling efektif yang dapat membantu mereka. Maka dari itu, ketika Kamu menyediakan customer service, pastikan juga untuk menghindari 6 kesalahan berikut ini!

1. Tidak bersikap proaktif

Sebagai customer service, Kamu tentu harus memberikan respon dengan cepat terhadap pertanyaan yang diajukan pelanggan. Namun, pastikan juga untuk tidak bersikap reaktif, yaitu sekadar menjawab panggilan dan menampung feedback dari mereka, melainkan bersikap proaktif terhadap pelanggan. Gunakan saran, ide, dan ulasan dari pelanggan untuk sebagai bahan  evaluasi untuk meningkatkan kualitas produk dan layanan Kamu ke depannya.

[Baca juga: Sudahkah Kamu Menjadi Pebisnis yang Customer-Oriented? Cek Melalui 4 Hal Berikut!]

2.  Tidak merekrut tim yang kompeten

Kesuksesan tim customer service bukan hanya ditentukan oleh strategi dan prosedur yang Kamu lakukan. Soalnya, Kamu juga harus memperhatikan tim yang Kamu rekrut. Tanpa memiliki anggota tim customer service yang kompeten dan berpengalaman dalam menangani pertanyaan pelanggan, tentu Kamu akan kesulitan dalam menghadirkan layanan untuk meningkatkan kepuasan pelanggan secara efektif.

3.  Terlalu mengandalkan sistem otomatis

Untuk memberikan layanan terhadap pelanggan, Kamu memang bisa menggunakan berbagai sistem otomatis, misalnya saja seperti chatbot maupun voicebot. Fitur-fitur seperti ini akan mempermudah Kamu untuk merespon pelanggan secara cepat. Akan tetapi, meskipun sudah ada fitur yang membantu Kamu untuk merespon secara otomatis, jangan sampai Kamu terlalu mengandalkannya ya! Soalnya, pelanggan Kamu tentu akan lebih sedang berkomunikasi langsung dengan Kamu dibandingkan hanya melalui layanan otomatis.

[Baca juga: Customer Service Vs. Customer Success, Apa Bedanya?]

4. Gagal menjadi pendengar yang baik

Ketika ada hal yang ditanyakan pelanggan, Kamu mungkin sudah mengetahui bagaimana cara merespon serta apa jawaban atas pertanyaan tersebut. Namun, terlepas dari hal tersebut, Kamu harus tetap menjadi customer service yang mendengarkan penjelasan pelanggan, bukan langsung memberikan solusi tanpa mencoba memahami apa yang mereka butuhkan dari produk dan layanan Kamu.

5. Tidak menyediakan yang pelanggan butuhkan

Pelanggan Kamu tentu bukan sekadar ingin mendapatkan respon yang cepat, melainkan juga penjelasan yang akurat, efisien, serta membantu mereka. Maka dari itu, tim customer service haruslah memprioritaskan apa yang pelanggan butuhkan, bukan sekadar jawaban atas hal yang pelanggan tanyakan. Jadi, pastikan Kamu dan seluruh tim customer service mengetahui informasi-informasi yang akurat serta kemampuan untuk menjadi pendengar yang baik. Karena pada dasarnya, kualitas customer service sangatlah tergantung pada cara Kamu dan tim berkomunikasi.

6.  Tidak mempersiapkan strategi cadangan

Kehadiran teknologi memang akan membantu kinerja Kamu dan tim dalam menghadirkan customer service yang bisa diandalkan. Namun, apakah Kamu juga pernah mempertimbangkan apa yang harus Kamu lakukan ketika muncul hal situasi genting dan Kamu tidak bisa memanfaatkan teknologi yang biasa Kamu gunakan? Sebelum hal ini terjadi, Kamu harus menyiapkan strategi cadangan.

Mengenali kesalahan-kesalahan yang dapat dilakukan oleh customer service bukan hanya membantu Kamu untuk mengantisipasinya, melainkan juga menghadirkan strategi untuk meningkatkan kualitas layanan dan kepuasan pelanggan. Nah, selain melalui layanan customer service, Kamu juga bisa loh membuat bisnis semakin efektif dengan menghadirkan Cashlez yang bisa menerima berbagai pilihan pembayaran nontunai sekaligus menyediakan akses laporan penjualan!